Ein Einblick durch Frau Kleipa, Stadt Singen, Fachbereich Schule und Bildung

In Singen hat die Einführung des Mensa-Systems L-E-O die Essensbestellung und -abrechnung an 9 Schulen revolutioniert. Frau Kleipa erzählt uns von der Zeit vor der Nutzung der neuen Schnittstelle: „Die Essensabrechnung war früher ein komplexes Unterfangen, das mit einer selbst erstellten Excel-Tabelle begann. Doch schnell stießen wir an deren Grenzen. Die Tabelle, die wir in Singen eigens entwickelt hatten, erforderte ständige manuelle Pflege, was insbesondere für unsere Sekretärinnen einen enormen Arbeitsaufwand bedeutete.“

Die Stadt Singen hatte lange nach einer maßgeschneiderten Lösung gesucht und mit L-E-O genau das Richtige gefunden. Besonders im Fokus standen die Anforderungen im Bereich BUT/Gutschein-Verwaltung. L-E-O ermöglicht es, Bescheide zu pflegen – auch rückwirkend, was ein entscheidender Vorteil für die Stadt war.

Ein weiterer Schlüsselgrund für die Wahl von L-E-O war die integrierte Postpaid-Bezahlfunktion, gepaart mit der Anbindung an eine SAP-Schnittstelle. Frau Kleipa erklärt: „Die Schüler essen den Monat über und die Abrechnung erfolgt erst am Monatsende – entweder direkt mit den Eltern oder über das Amt. Das Besondere dabei ist die bargeldlose Abwicklung über die Stadtkasse. Die SAP-Schnittstelle von L-E-O zur Finanzverwaltung erwies sich als unschätzbar wertvoll, und das obwohl von Anfang an klar war, dass L-E-O auch fast jede andere Schnittstelle hätte anbinden können.“

Die tagtägliche Arbeit wurde durch L-E-O merklich erleichtert. Frau Kleipa schätzt, dass jede Mitarbeiterin täglich bis zu 30 Minuten spart. Es entfallen auch die tägliche Essenszahlmeldung an den Caterer und die kurzfristigen Abmeldungen vom Essen durch Krankheit der Kinder. Das übernehmen jetzt die Eltern.

L-E-O passte sich fließend an die Anforderungen der Stadt Singen an, insbesondere im Bereich der Verwaltung der Zahlungsvorgänge. Das System bietet eine Postpaid-Bezahlfunktion, die eine nahtlose Integration der monatlichen Essensabrechnung in die Finanzverwaltung ermöglicht. Frau Kleipa betont: „Die Umstellung auf L-E-O war ein Meilenstein. Die Verantwortung für die Essensbestellungen wurde von den Schulverwaltungen auf die Eltern übertragen, was zu einer deutlichen Entlastung führte.“

Auch die Elternschaft zeigt sich begeistert von der neuen Lösung. „Den Eltern gefällt die Transparenz des Programms und sie schätzen die Möglichkeit, das Essen mit den Schülern direkt selbst auszuwählen“, berichtet Frau Kleipa. Ein besonderes Highlight für berufstätige Eltern ist die Stammesserfunktion, die automatisch Bestellungen basierend auf vordefinierten Regeln durchführt. Dies erleichtert den Alltag, indem es die Notwendigkeit täglicher Bestellungen reduziert. Die Mehrsprachigkeit des Online-Portals erleichtert zudem den Zugang für Familien unterschiedlicher Herkunft. In Bezug auf den Kundenservice ist Frau Kleipa sehr zufrieden: „Die Zusammenarbeit mit L-E-O ist herausragend und sehr angenehm. Auch bei komplizierten Fällen wird eine gute Lösung gesucht.“

Abschließend lässt sich sagen, dass L-E-O nicht nur die Essensverwaltung in Singen maßgeblich verbessert hat, sondern auch einen Fortschritt in der Digitalisierung des Schulalltags darstellt. Ein Paradebeispiel dafür, wie digitale Lösungen administrative Prozesse vereinfachen und verbessern können.

„Ich würde L-E-O jederzeit weiterempfehlen“, schließt Frau Kleipa. „Es hat unsere Arbeitsweise wesentlich effizienter gemacht.“